No todos los proyectos de digitalización salen bien. Es habitual ver empresas que invierten en un nuevo software, en formación y en tiempo de implantación, y meses después siguen conviviendo con el papel, los correos sueltos y las hojas de cálculo de siempre.
Los motivos por los que fracasan estos proyectos son mucho más habituales de lo que parece, y casi nunca provienen de un problema de tecnología. Conocerlos de antemano es la mejor forma de no cometerlos.
El error de fondo: digitalizar el caos en vez de organizarlo primero
Existe un principio bien conocido en proyectos de transformación: automatizar un proceso desordenado no lo arregla, solo hace que el desorden ocurra más rápido. Es lo que en gestión de procesos se conoce como «digitalizar el caos»: aplicar tecnología sobre un flujo de trabajo que nunca se ha revisado ni simplificado.
La mayoría de los errores que vienen a continuación son, en el fondo, variantes de este mismo problema: tratar la digitalización como un proyecto puramente tecnológico, cuando en realidad es, sobre todo, un proyecto de gestión del cambio.
Los errores más frecuentes, según la fase del proyecto
Para que sea más fácil identificarlos, los agrupamos según el momento del proyecto en el que suelen aparecer: antes de empezar, durante la implantación, y después de poner en marcha la herramienta.
Antes de empezar, el error más habitual es lanzar el proyecto sin un objetivo concreto ni un diagnóstico previo del proceso:
- Digitalizar sin un objetivo claro.
Empezar un proyecto porque «hay que digitalizarse», sin definir qué problema concreto se quiere resolver, suele acabar en una herramienta cara que nadie sabe muy bien para qué sirve. - Digitalizar un proceso mal diseñado, tal cual está.
Automatizar un proceso ineficiente no lo mejora, solo hace que los mismos errores ocurran más rápido. Antes de digitalizar conviene revisar si el proceso en sí tiene sentido. - Elegir herramientas por moda, no por necesidad.
Adoptar la solución más popular del momento sin comprobar que encaja con el tamaño, el sector y los sistemas ya existentes en la empresa suele acabar en integraciones forzadas y sobrecostes.
Durante la implantación, los fallos suelen venir de no contar con las personas que van a usar la herramienta cada día:
- No implicar a los equipos que usan el proceso.
Decidir el cambio desde dirección o desde IT, sin contar con quienes trabajan el proceso cada día, genera resistencia y una adopción real mucho más baja de lo esperado. - No formar a las personas que van a usar la herramienta.
Una formación breve y práctica marca la diferencia entre una herramienta que se usa de verdad y otra que se abandona a las pocas semanas por parecer complicada.
Y después de la implantación, los errores más costosos suelen pasar desapercibidos durante meses:
- No medir resultados.
Sin indicadores claros antes y después (tiempo de gestión, errores, coste), es imposible saber si el proyecto de digitalización ha merecido la pena, ni defenderlo internamente para seguir invirtiendo en él. - Subestimar la seguridad y el cumplimiento normativo.
Digitalizar documentación sensible sin definir permisos, cifrado o plazos de conservación adecuados convierte una mejora de eficiencia en un riesgo legal y de seguridad.
Cómo evitarlos: gestión del cambio antes que tecnología
La mayoría de estos errores se evitan aplicando algo más parecido a la gestión del cambio que a un proyecto de compra de software: empezar por un objetivo concreto, involucrar a quienes van a usar la herramienta cada día, y avanzar por fases en lugar de intentar digitalizarlo todo a la vez.
- Define el objetivo y cómo lo vas a medir antes de elegir herramienta
- Revisa y simplifica el proceso actual antes de digitalizarlo
- Involucra al equipo desde el principio, no solo en la formación final
- Empieza por un área concreta y expande progresivamente
Cómo dar el siguiente paso
Muchos de estos errores se repiten en proyectos concretos como la digitalización de documentos, la implementación de la factura electrónica o la digitalización del control horario. Revisar estos casos concretos ayuda a anticipar los fallos más habituales antes de empezar.
